Pegawai Merasa Dimudahkan dan Terlayani Cepat
Seputarnews.com /KOTA BANDUNG – Gubernur Jawa Barat Ridwan Kamil meluncurkan tujuh aplikasi guna meningkatkan performa birokrasi Pemda Provinsi Jawa Barat.
Tujuh aplikasi itu yakni e-Kartu, e-Pensiun, e-Pangkat, e-Mutasi, e-KGB, e-Fungsional, e-Cuti. Ketujuh aplikasi baru itu melengkapi 26 aplikasi digital lain yang menunjang kerja aparatur sipil negara (ASN).
Kini Pemda Provinsi Jabar memiliki 33 aplikasi dengan lebih dari 1.000 fitur yang masuk dalam ekosistem Jabar SMART Birokrasi yang merupakan sistem informasi manajemen ASN terintegrasi dengan birokrasi berbasis digital.
“Jadi hari ini ada tujuh aplikasi layanan kepegawaian melengkapi 26 yang sudah duluan. Ini menandakan satu tantangan satu aplikasi. Ini komitmen kita menjadikan ASN Jabar juara yang terwujud oleh sebuah revolusi digital,” ujar Ridwan Kamil saat peluncuran di Jabar Command Center Gedung Sate, Kota Bandung, Senin (15/11/2021).
Gubernur menyebut secara umum rangking e-government Indonesia saat ini masih belum maksimal walaupun sudah melompat ke rangking 88 dunia. Sementara di tingkat Asean ada di rangking enam.
“Karena kewenangan kita di provinsi minimal kita harus jadi yang terbaik se-Indonesia,” ujarnya.
Terbukti 26 aplikasi lama telah mengantarkan Jabar sebagai pemerintah daerah terbaik dalam anugerah meritokrasi oleh Kemenpan RB. Bahkan sejumlah aplikasi Jabar sudah dijadikan percontohan pemerintah pusat dan daerah.
“Kuncinya adalah mau beradaptasi, ASN yang malas, diam di zona nyaman dan tidak mau belajar akan ketinggalan,” kata Kang Emil.
Menurutnya, perubahan reformasi birokrasi ada di delapan area, salah satunya organisasi di mana tantangannya adalah seiring aturan baru nomenklatur dan sistemnya harus menyesuaikan.
Ridwan Kamil mengingatkan ASN harus punya semangat manajemen perubahan yang tidak boleh kalah dari swasta khususnya dalam hal teknologi informasi.
“Kita juga harus ikut mereka jangan punya persepsi seolah-olah kita satu langkah di belakang yang terjadi di dunia swasta,” ujarnya.
Area perubahan lain perundang-undangan yang menyesuaikan dengan perkembangan, sumber daya manusia, akuntabilitas kerja, penguatan pengawasan, tata laksana, serta komunikasi dan pelayanan publik.
“Itulah kenapa kita melakukan cetak biru Jabar Digital Province,” sebut Kang Emil.
Adapun sistem birokrasi yang sedang Pemda Provinsi Jabar jalankan saat ini adalah birokrasi 3.0 atau dinamis. Jabar sudah sejak lama meninggalkan birokrasi 1.0 yang masih “primitif” di mana inovasi akan hadir bila ada aturannya.
“Dulu ojol duluan baru peraturan hadir, itu contohnya,” kata Kang Emil.
Kemudian yang hari ini masih banyak digunakan yaitu birokrasi 2.0 atau performa. Menurut Kang Emil kelemahan birokrasi ini yakni masih menganggap bahwa urusan mengelola pembangunan adalah urusan ASN saja.
“Maka Jabar sekarang sedang menggeser pola organisasinya menjadi pola dinamis yaitu barang siapa cinta Jabar maka kita tampung dan salurkan dalam struktur OPD. Seperti hadirnya Jabar Digital Service yang 90 persennya adalah non-ASN, kita kan butuh SDM yang tahu _coding_, inilah kecepatan Jabar,” tutup Gubernur.
Ketujuh aplikasi baru ini telah mampu mengefektifkan peran ASN hingga 50 persen, memangkas waktu layanan administrasi kepegawaian 80 persen, serta membudayakan pengurangan konsumsi kertas dalam birokrasi. Sehingga proses kerja tak lagi manual, urusan jadi lebih singkat dan cepat, serta terarsipkan dengan baik.
“Kalau sebelumnya kita harus tetap mengumpulkan berkas _hardfile_ dan diantarkan tapi dengan adanya banyak pelayanan kepegawaian digital lebih mempermudah,” ujar Ina Farlina, pengadministrasi kepegawaian Pemda Provinsi Jabar.
Senada dengan Ina, pengguna aplikasi E-Pensiun Tresna Juhanda membandingkan dulu untuk mengajukan proses pensiun harus melalui pemberkasan fisik yang dinilainya sangat ribet.
“Kalau dulu pengajuan untuk pensiun melalui pemberkasan itu ribet karena kita harus mengumpulkan, cari dulu berkas, setelah komplet harus dilegalisir dan lainnya, baru kita mengajukan ke pengelola. Sekarang dengan menggunakan aplikasi E-Pensiun saya tinggal upload saja, pengelolanya juga mempermudah,” tutur pegawai Dinas Kesehatan ini.
Kemudahan ini juga dirasakan oleh Nana Surjana, arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Jabar. Sebagai pengelola kepegawaian Ia sangat terbantu khsusnya dalam proses kenaikan pangkat yang tak butuh waktu lama.
“Proses kenaikan pangkat juga waktu kita mengusulkan Juli, Agustus juga sudah keluar, kalau dulu ribet dan lama,” kata Nana.
GRAFIS
E-pensiun
ASN Jabar tak perlu lagi mengantre untuk mengajukan pensiun di PT Taspen. Kini seluruh berkas pengajuan pensiun bisa diinput, dimonitor dan diterbitkan lebih cepat dan praktis hanya via sistem pengusulan pensiun elektronik Jabar.
E-KGB
Pemrosesan kenaikan gaji berkala lewat aplikasi E-KGB menggunakan tanda tangan elektronik sehingga lebih cepat proses kenaikan SK-nya. Sebelumnya sampai memakan waktu 5-6 hari kini hanya butuh 1-2 hari kerja.
E-Fungsional
Sistem informasi pelayanan administrasi jabatan fungsional memudahkan ASN untuk mengetahui formasi jabatan yang masih tersedia secara langsung. SK pengangkatan yang membutuhkan dua hari kerja kini bisa kurang dari satu hari kerja.
E-Pangkat
Sistem pengusulan kenaikan pangkat pilihan dan reguler berbasis elektronik memudahkan pegawai untuk memantau progres berkas usulannya secara _realtime_ dilengkapi fitur komparasi untuk melihat perbandingan data kepegawaian. Proses usulan kenaikan pangkat yang dibutuhkan 4-5 hari kini hanya butuh satu hari saja.
E-Kartu
Pengusulan berkas fisik kartu pegawai, istri, suami, Taspen yang sebelumnya membutuhkan waktu 24 jam kini dapat diinput dan diunggah lewat sistem pengusulan kartu elektronik hanya dengan waktu 30 menit.
E-Mutasi:
Tak perlu repot lagi bertanya soal usulan mutasi ataupun formasi yang kosong di setiap OPD yng diinginkan. Sistem pengusulan mutasi ASN kini ditampilkan transparan. Proses penerbitan SK nya pun hanya butuh waktu dua hari kerja, lebih singkat dari sebelumnya.
E-Cuti
Proses pengusulan administrasi dan perekaman catatan cuti setiap pegawai kini tersimpan lebih baik pada aplikasi E-Cuti yang ada dalam aplikasi KMOB. Dengan aplikasi E-Cuti surat cuti bisa diterbitkan hanya dalam satu hari kerja saja. Treking proses pengajuan, mengetahui batas dan riwayat pengambilan cuti lebih mudah lewat aplikasi ini.
